Backup af Outlook e-mails, kontakter, kalender, noter og opgaver

Denne artikel er skrevet for at spare tid, da jeg så ofte bliver spurgt om dette spørgsmål.
Det er vigtigt at understrege at der kan være forskelle alt efter om man bruger "Outlook", eller det dårligere og gamle "Outlook Express". Denne guide er skrevet til Outlook.

Det er relevant at tage backup af sine e-mails og kontakter mm. i Outlook når man fx skal geninstallere, eller blot vil være sikker på at data ikke går tabt (backup) hvis ens harddisk pludselig skulle dø.
Der er mange forskellige dele af Outlook man kan tage backup af, men denne guide fokuserer udelukkende på at tage backup af ens kontakter, e-mails, kalender, opgaver og noter.

Det er også muligt at gøre dele af disse processer ved hjælp af programmer. Microsoft har også lavet et som kan findes her:
https://support.office.com/en-us/article/Back-up-Outlook-data-with-the-Microsoft-Outlook-Personal-Folders-Backup-tool-7ef27bac-6088-4f03-a9f7-34165d885883

Backup af data

  1. Åben Outlook.
  2. I topmenuen til venstre, klik på "File" efterfulgt af "Open" og herefter "Import and Export".
  3. Vælg "Export to a file" og klik "Next".
  4. Vælg "Personal Folder File (.pst)" og klik "Next".
  5. Nu er det på tide at vælge hvad det er vi ønsker at tage backup af. Her er der mange muligheder. Det letteste er at tage backup af det øverste element i listen, samt sætte flueben i checkboksen "Include subfolders" og klik herefter på "Next".
    Alternativt kan man tage separat backup (dvs. gentage denne guide) af henholdsvis ens e-mails, kontakter, noter, kalender, og opgaver. Det er også muligt at tage backup af fx kun indbakken eller slettet post.
  6. Nu har vi muligheden for at bestemme hvor man vil gemme backup'en. Dette bør naturligvis ikke være på samme harddisk eller computer hvis man vil være meget sikker.
    Vi har også mulighed for at vælge om vi bl.a. vil erstatte dubletter eller ikke kopiere dem. Her anbefaler jeg at lade den valgte "Replace duplicates with items exported" for blive.
    Klik herefter på "Finish".
  7. Vi har nu mulighed for at kryptere vores fil så andre ikke kan åbne den. Jeg anbefaler ikke at gøre dette med mindre du er meget sikker på hvad du gør og at at du kan huske koden efterfølgende! Klik herefter på "OK" for at starte og færdiggøre backup'en.
    Det kan tage adskillelige minutter at gennemføre backup'en. Du er nu færdig.

Bemærk at du ikke kan flytte eller kopiere din færdige backup før Outlook er blevet lukket.

Bemærk også at dette ikke har taget backup af dine konti-informationer. Disse bør du tage manuelt og altid have liggende.

Genskabelse af .pst backup

  1. Åben Outlook.
  2. I topmenuen til venstre, klik på "File" efterfulgt af "Open" og herefter "Import and Export".
  3. Vælg "Import from another program or file" og klik "Next".
  4. Vælg "Personal Folder File (.pst)" og klik "Next".
  5. Naviger til den .pst backup fil der ønskes at genskabes og klik "Next".



Automatisk backup? - Pop3 vs. IMAP vs. Exchange

Ikke alle ved at der er flere forskellige typer af e-mailopsætninger. De fleste private bruger Pop3 eller har en webmail. Men for de fleste er det ikke den bedste løsning, selvom de har et gratis alternativ!

De tre almene muligheder er følgende

  • En "Pop3"-løsning er en en gratis løsning som ofte fås via dit webhotel. Pop3 henter mails ned fra serveren så de udelukkende ligger på din maskine. Du kan derfor ikke synkronisere dine e-mail med flere enheder (fx mobiltelefon og PC på samme tid). Hertil kommer at behovet for at foretage en backup er stærkt kritisk.
  • En "IMAP"-løsning er en en gratis løsning som ofte fås via dit webhotel. Den store fordel ved en IMAP løsning er når det kommer til backup, da dine informationer ligger på serveren. Dette betyder du ikke behøver at tage en backup, da du kan genhente e-mails fra serveren efter fx en geninstallation. Da informationerne ligger på serveren og deles ud til din maskine, kan det derfor også deles ud til andre maskiner på samme tid som en en mobiltelefon. Data bliver med andre ord synkroniseret mellem alle enheder.
  • En "Microsoft Exchange"-løsning er en ikke gratis løsning. Den gør det muligt at dele bl.a. kalender, e-mails og kontakter med andre på samme Exchange server. Dette er med andre ord typisk noget man bruger på en arbejdsplads. Den store fordel med en Exchange løsning når det kommer til backup, er at dine informationer ligger på Exchange-serveren, hvorved at du ikke behøver at tage en backup, da du kan genhente det fra serveren efter fx en geninstallation. Da informationerne ligger på serveren og deles ud til din maskine, kan det derfor også deles ud til andre maskiner på samme tid som en en mobiltelefon. Data bliver med andre ord synkroniseret.

IMAP er med andre ord en stærkt billig og effektiv metode at gemme sine e-mails på, hvis man ønsker langt flere muligheder og større datasikkerhed. Denne kræver dog at du har en god webmail eller dit eget webhotel/domæne. Backup er dog stadig anbefalet engang imellem.

Her ses en hurtig oversigt over løsningerne

Løsning Pop3 IMAP Exchange
Pris Gratis Gratis Koster penge
Datalager Lokalt Lokalt og server Lokalt og server
Hvad synkroniseres Intet E-mails Alt
Andre se ens kalender eller kontakter Nej Nej Ja, hvis ønsket
Backup krav Ja Nej Nej
Adgang fra både mobil og PC Nej Ja Ja


Bemærk at man som Pop3 og IMAP bruger kan lade andre se ens kalender, ved fx at installere et program der synkronisere med en Google kalender. Se fx: http://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=89955

Udskriv E-mail